Bestehende HubSpot-Lizenz optimieren, statt voreilig upzugraden

In vielen Unternehmen wird jeden Monat für HubSpot-Funktionen bezahlt, die kaum genutzt werden — und parallel werden Add-ons oder höhere Lizenzstufen gekauft, obwohl sich ein Teil der Probleme mit dem bestehenden Setup lösen ließe. Ein strukturierter Lizenz-Review ist oft in ein paar Stunden machbar und bringt schnell Klarheit.

Schritt 1: Feature-Nutzung im Account analysieren

HubSpot bietet in den Account- und Abrechnungsbereichen Übersichten zur Nutzung und zu enthaltenen Leistungen (Darstellung und Bezeichnungen können je nach Plan und UI-Version variieren). Geht diese Inhalte systematisch durch. Typische Kandidaten für ungenutzte Funktionen in Sales Hub Professional sind zum Beispiel Playbooks, Sequences (vorhanden, aber nicht aktiviert), Gesprächsanalyse, Prognose-Funktionen und benutzerdefinierte Berichte.

Für jeden ungenutzten Bereich stellt ihr euch die Frage: Liegt es daran, dass wir es nicht brauchen — oder daran, dass es niemand eingerichtet hat? In der Praxis ist „nicht eingerichtet“ häufiger, als viele Teams denken.

Schritt 2: Nutzerzahl und Lizenzzuweisung prüfen

Ein häufig übersehener Kostenfaktor sind bezahlte Nutzerplätze für Personen, die den Account kaum noch verwenden. Prüft in den Einstellungen unter Nutzer und Teams, welche kostenpflichtigen Nutzer zuletzt aktiv waren (je nach Account findet ihr dazu Login- oder Aktivitätsindikatoren).

Nutzende, die seit längerer Zeit nicht aktiv waren (zum Beispiel mehrere Monate), sind Kandidatinnen und Kandidaten für eine Downgrade-Prüfung: Brauchen sie wirklich einen kostenpflichtigen Sales-Hub-Platz, oder reicht ein kostenloser CRM-Zugang für ihre Aufgaben?

Schritt 3: Produktkombinationen auf Effizienz prüfen

HubSpot-Konten, die über Jahre gewachsen sind, enthalten oft eine Kombination aus einzelnen Hubs, die nicht optimal zueinander passt. Ein Beispiel: Sales Hub Professional plus Marketing Hub Professional kann, je nach Preismodell und Vertragslage, teurer sein als ein passendes Bundle.

Holt euch von eurem HubSpot-Account-Management einen Vergleich für eure konkrete Konfiguration. Listenpreise sind ein Anhaltspunkt, aber nicht automatisch das, was am Ende im Vertrag steht.

Schritt 4: Add-ons auf Notwendigkeit prüfen

Folgende Add-ons lohnen sich besonders zu hinterfragen (je nach Setup): zusätzliche Marketing-Kontakte über das Inklusivkontingent, zusätzliche Reporting-Dashboards, Transactional-Email-Optionen (manchmal doppelt, wenn bereits ein ESP genutzt wird) und Erweiterungen rund um API-Limits.

Wichtig: Prüft das anhand eures Vertrags und eurer tatsächlichen Nutzung. Gerade bei älteren Verträgen und individuellen Paketen weichen Details manchmal von allgemeinen Plan-Beschreibungen ab.

Schritt 5: Vor dem Upgrade-Gespräch Klarheit schaffen

Wenn ein Upgrade vorgeschlagen wird, stellt konkret die Frage: „Welches spezifische Problem löst die höhere Lizenzstufe, das wir mit unserem aktuellen Plan nicht lösen können?“ Eine gute Antwort nennt ein konkretes Feature oder eine konkrete Limitierung. Eine schlechte Antwort beschreibt allgemeine Vorteile, die ihr theoretisch nutzen könntet.

Notiert die Antwort und prüft anschließend, ob das genannte Feature wirklich euer Kernproblem löst — oder ob es ein Nice-to-have ist, das die Mehrkosten nicht rechtfertigt.

Was ein strukturierter Review kostet und bringt

Ein Lizenz-Review mit einer erfahrenen HubSpot-Fachperson kann sich auf zwei Arten lohnen: durch direkte Kosteneinsparungen (zum Beispiel bei Seats oder Add-ons) und durch die Aktivierung von Funktionen, für die bisher externe Tools genutzt wurden.

Der häufigste praktische Fund ist nicht „ein geheimes Feature“, sondern ein simpler Abgleich: Wofür zahlen wir heute extra (Tools, Add-ons, zusätzliche Seats) — und was ist im vorhandenen Setup bereits möglich, wenn es sauber eingerichtet und eingeführt ist?